سند عادی و سند رسمی دو نوع سند متفاوت هستند و هر کدام ویژگی‌ها و کاربردهای خاص خود را دارند. سند عادی معمولاً به معنای سندی است که توسط افراد عادی تهیه شده و برای موارد غیررسمی استفاده می‌شود. این نوع اسناد ممکن است شامل نامه‌ها، گزارش‌ها، مذاکرات و غیره باشد.
از طرف دیگر، سند رسمی معمولاً به معنای سندی است که توسط مقامات یا سازمان‌های رسمی تهیه شده و برای موارد رسمی و قانونی استفاده می‌شود. این نوع اسناد ممکن است شامل قراردادها، سند تأسیس، حکم دادگاه و غیره باشد.
بنابراین، هر دو نوع سند دارای اعتبار و کاربرد خود هستند، اما بسته به موقعیت و نیازهای مورد استفاده، یکی از آنها ممکن است بر دیگری ترجیح داشته باشد. در این مقاله بیشتر در مورد اسناد عادی و رسمی خواهیم گفت تا شما بهتر با این اسناد آشنا شوید. زیرا که داشتن اطلاعات بیشتر در مورد اسناد رسمی و عادی باعث می شود که شما در قراردادهایی که بین خود و دیگران تنظیم می کنید به موارد مهم در مورد این اسناد توجه داشته باشید.
اسناد رسمی چیست؟
اسناد رسمی به اسنادی اطلاق می‌شود که توسط مقامات دولتی یا سازمان‌های دولتی تهیه و تصدیق می‌شوند و حاوی اطلاعات و اطلاعات حقوقی مهمی هستند. این اسناد معمولاً شامل قراردادها، قوانین، مجوزها، شواهد و سند‌های دیگری هستند که برای ثبت و تأیید حقوق و تعهدات قانونی استفاده می‌شوند. اسناد رسمی معمولاً به صورت رسمی و با رعایت قوانین و مقررات تهیه و تصدیق می‌شوند و از اهمیت حقوقی بالایی برخوردارند.
نحوه تنظیم اسناد رسمی
تنظیم اسناد رسمی می‌تواند در موارد مختلفی از جمله ایجاد قراردادهای حقوقی، تنظیم وصیت‌نامه، صدور گواهی‌نامه و سند مالکیت و غیره مورد نیاز باشد. در ادامه به برخی از مراحل و نکات مربوط به تنظیم اسناد رسمی اشاره خواهیم کرد:
1. تعیین نوع سند: ابتدا باید تعیین کنید که چه نوع سند رسمی می‌خواهید تنظیم کنید. برخی از انواع سند رسمی عبارتند از: قراردادها، وصیت‌نامه‌ها، گواهی‌نامه‌ها، سند مالکیت و غیره.
2. جمع‌آوری مدارک مورد نیاز: برای تنظیم یک سند رسمی، شما باید مدارک مورد نیاز را جمع‌آوری کنید. این مدارک ممکن است شامل اطلاعات شخصی، اطلاعات مالی، امضاها و شاهدان و غیره باشد. برای هر نوع سند رسمی، مدارک مورد نیاز ممکن است متفاوت باشد.
3. تنظیم متن سند: بعد از جمع‌آوری مدارک، شما باید متن سند را تنظیم کنید. در این مرحله، باید به دقت و با رعایت قوانین و مقررات مربوطه، متن سند را تهیه کنید. در برخی موارد، ممکن است نیاز به کمک حقوقی داشته باشید تا متن سند را به درستی تنظیم کنید.
4. امضا و تصدیق سند: بعد از تهیه متن سند، باید آن را امضا کرده و تصدیق کنید. امضا و تصدیق سند می‌تواند توسط اشخاص مختلفی انجام شود، مانند طرف‌های قرارداد، شاهدان و یا مقامات قضایی.
5. ثبت سند: در بعضی موارد، برای اعتبار قانونی بیشتر، لازم است سند را در دفتر اسناد رسمی یا مراجع ذیصلاح ثبت کنید. این عمل باعث می‌شود سند شما در سیستم قانونی تأیید شود و حقوق شما به صورت رسمی حفظ شود.
اسناد عادی چیست؟
اسناد عادی به اسنادی اطلاق می‌شود که به صورت نوشتاری تهیه می‌شوند و برای انتقال اطلاعات و ارائه مستندات استفاده می‌شوند. این اسناد معمولاً شامل متن، جدول‌ها، نمودارها و تصاویر است و می‌توانند به صورت چاپی یا الکترونیکی باشند. اسناد عادی می‌توانند در محیط‌های مختلفی مانند دفاتر، شرکت‌ها، دانشگاه‌ها و سازمان‌ها تهیه و استفاده شوند.
کاربرد اسناد عادی چیست؟
کاربرد اصلی اسناد عادی در ثبت یا تأیید یک موضوع خاص است. به عنوان مثال، در معاملات املاک، اسناد عادی می‌توانند شامل قرارداد اجاره بها باشند که اطلاعات مربوط به فروش یا اجاره یک ملک را ثبت می‌کند.
همچنین، اسناد عادی می‌توانند در موارد مختلف تجاری استفاده شوند. برای مثال، در مواردی که یک شرکت یا تاسیسات تجاری با یک شخص یا سازمان دیگر موافقت می‌کند که یک سرویس خاص را ارائه دهد، ممکن است یک اسناد عادی ایجاد شود که این توافق را ثبت می کند.
قابلیت استناد سند عادی در مقابل سند رسمی
سند عادی و سند رسمی هر دو در جامعه استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های مهمی بین آنها وجود دارد.
سند رسمی برخورداری مفاد و مندرجات سند رسمی از اعتبار بالاتر دارد. به همین جهت در مراجع قضایی نمی‌توان نسبت به سند رسمی اظهار تردید یا انکار کرد و صرفاً می‌توان ادعای جعل در سند رسمی به همراه ادله جهت اثبات ادعا را مطرح نمود. این در حالی است که در مورد اسناد عادی علاوه بر ادعای جعل امکان اظهار تردید و انکار نیز قابلیت دارد.
اسناد رسمی به دلیل این که در دفاتر اسناد به ثبت می‌رسند، قابلیت تهیه رونوشت از آنها وجود دارد. در صورتی که اسناد عادی اگرمفقود شوند یا از بین بروند، به هیچ عنوان نمی‌توان رونوشتی از آنها تهیه نمود.
آیا اسناد عادی در دعاوی حقوقی قابل استناد هستند؟
اسناد عادی در دعاوی مورد قبول نیستند. اسناد عادی به تعریف خاصی در قانون مدنی ایران اشاره دارد که شامل سندهایی است که توسط طرفین خودرو تنظیم شده و در دادگاه جهت اثبات حق یا استناد به موضوعی کاربرد دارد. این سندها توسط مامورین رسمی تنظیم نمی‌شوند و در آنها امضا، مهر یا اثر انگشت شخص وجود دارد، اما از آن جایی‌که در محل ذکر شده و توسط ماموری رسمی تنظیم نشده، سندی عادی خوانده می‌شود.
یکی از مهم ترین معایب سند عادی این است که در صورت مفقودی، از آن‌جایی‌که برای سند رونوشتی وجود ندارد، نمی‌توان به مفاد آن دسترسی پیدا کرد و برای آن امکان استعلام وجود ندارد.
اسناد عادی برای دوری از تشریفات سند رسمی تنظیم می‌شوند، اما در مقام دعوا جهت استناد به حق به‌کار نمی‌روند.
بنابراین، اسناد عادی در دعاوی مورد قبول نیستند و برای اثبات حقوق و تنظیمات مالی، باید از اسناد رسمی استفاده کرد.
سخن پایانی
با توجه به آنچه در این مقاله در مورد قابلیت استناد سند عادی در مقابل سند رسمی گفته شد متوجه شدیم که اسناد عادی، مدارکی هستند که برای ثبت یا تأیید یک موضوع خاص استفاده می‌شوند. این مدارک می‌توانند شامل قراردادها، توافق‌نامه‌ها، اسناد تجاری و غیره باشند. اسناد عادی می‌توانند در موارد مختلفی مانند معاملات املاک، تجارت، و قراردادنویسی استفاده شوند.